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Teamassistenz Office & Administration

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Teamassistenz Office & Administration (m/w/d), die unser Tagesgeschäft organisatorisch, administrativ und operativ unterstützt. In dieser Rolle bist du eine zentrale Anlaufstelle für interne Abläufe und unterstützt verschiedene Bereiche – von Office Management und IT-Organisation bis hin zu Themen rund um Arbeitsschutz, Datenschutz und interne Prozesse. Gemeinsam sorgen wir für effiziente Strukturen, reibungslose Abläufe und ein modernes Arbeitsumfeld.

Dein Job

Office-Support:

  • Verantwortung für die Organisation und Koordination interner Abläufe (Bestellung und Verwaltung von Büro-, Verbrauchs- und Arbeitsmaterialien)
  • Du bist die Ansprechperson für externe Dienstleister, Lieferanten und Partner
  • Verwaltung und Strukturierung von Dokumenten und internen Ablagen
  • Du unterstützt bei der Vorbereitung von Meetings, Terminen und internen Veranstaltungen
  • Unterstützung bei organisatorischen Themen rund um Arbeitsschutz und interne Richtlinien
  • Unterstützung bei Datenschutz- und Verwaltungsprozessen
  • Mitwirkung an der Optimierung interner Abläufe und Strukturen

Tools, Prozesse & Systeme:

  • Neben der Implementierung, Steuerung und Verwaltung bist Du verantwortlich für die strategische Weiterentwicklung unserer relevanten P&O-Tools (u.a. Personio, digitales Lohnabrechnungssystem, Microsoft Forms, Yoffix, Plegro)
  • Du kümmerst Dich um den Abruf von e-AUs via SV-net und bist bei Themen, wie Krankengeld und Erstattungen, mit den Krankenkassen im Austausch
  • Du identifizierst kontinuierlich Optimierungspotenziale und treibst die Digitalisierung unserer Prozesse aktiv voran (u.a. digitale Zeiterfassung, Feedback-Prozesse)

IT-Support:

  • Du verantwortest gemeinsam mit externen Dienstleistern den reibungslosen IT-First-Level-Support sowie effiziente On- und Offboarding-Prozesse
  • Du verwaltest unsere Hard- und Software in Zusammenarbeit mit unserem externen IT-Dienstleister und unserem Head of Finance und stellst so proaktiv eine effiziente Arbeitsumgebung für unsere Mitarbeitenden sicher
  • Du stellst sicher, dass die Telefonie läuft, und bist erster Ansprechpartner bei sämtlichen Fragen und Problemen hierzu

Dein Profil

  • Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
  • Organisationsgeschick und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren
  • Freundliches und professionelles Auftreten
  • Hands-on-Mentalität und pragmatisches Denken
  • Technisches Grundverständnis und Interesse an IT-Themen
  • Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Idealerweise erste Erfahrung im Bereich Assistenz, Office Management oder Verwaltung

Deine Benefits

Gemeinsam: Werde Teil unseres motivierten Teams, das mit Spaß und Kreativität an neuen Mobilitätskonzepten arbeitet. Bei unseren regelmäßigen Teamevents lernst Du schnell alle Kolleg:innen kennen

Wertschätzung: Wir unterstützen Dich mit Training, Coaching und Mentoring bei Deiner persönlichen Entwicklung, führen regelmäßig Feedbackgespräche und Du hast 30 Tage Urlaub im Jahr

Mobilität: Profitiere von unserem Bike Leasing, unserem E-Auto Abo via Bruttogehaltsumwandlung und unserer Mobility Card

Flexibilität: Arbeite bis zu 2 Tage pro Woche im Homeoffice

Schnäppchen: Nutze das Vorteilsportal „Corporate Benefits“, um vergünstigt und mit attraktiven Firmenrabatten zu shoppen und entspann´ Dich vergünstigt im Bäderland

Haben wir Dein Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung über unser Onlineformular!

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