Tankkarten-Management im Fuhrpark

Tankkarten sind eines der zentralen Instrumente moderner Fuhrparkverwaltung. Mit ihnen kann bargeldlos Krafstoff getankt oder E-Autos vollgeladen werden. Sie bieten Potenzial, Kosten zu senken, Prozesse zu verschlanken und Missbrauch zu vermeiden. Gleichzeitig erhöhen sie die Transparenz über das Tank- und Fahrverhalten einzelner Fahrzeuge und Fahrer. Doch damit ein Tankkarten-System sein volles Potenzial ausspielt, braucht es strukturierte Regeln, technische Integration und ein Bewusstsein für mögliche Schwachstellen.

Tankkarten Missbrauch vermeiden: Richtlinien und Kontrolle

Warum Tankkarten im Fuhrpark unverzichtbar sind

Automatisierung und Reduktion administrativer Lasten

Mit Tankkarten entfällt das Sammeln von Tankquittungen und die manuelle Abrechnung von Auslagen. Stattdessen werden Tankvorgänge digital dokumentiert, Preis, Datum, Fahrzeug und Kilometerleistung sind online abrufbar. Das spart Zeit, reduziert Fehler und vereinfacht die Buchhaltung erheblich.

Kostenkontrolle und Transparenz im Verbrauch

Ein Fuhrparkleiter bekommt durch strukturierte Auswertungen Einsicht in den Spritverbrauch pro Fahrzeug, Fahrer oder Kostenstelle. Abweichungen von Normverbräuchen oder ungewöhnlich hoher Verbrauch können schneller erkannt und Ursachen (technisch oder menschlich) ermittelt werden. So lassen sich auch Budgetgrenzen setzen und Überziehungen vermeiden.

Schutz vor Missbrauch und klare Regeln

Da die Karten personalisiert sind und häufig mit PIN-Eingabe oder anderen Beschränkungen (z. B. Limits pro Tag/Woche/Monat, Ausschluss bestimmter Leistungen) versehen werden, sinkt die Gefahr von Missbrauch, etwa wenn Tankkarten privat eingesetzt werden. Auch definierte Einsatzbereiche und Sperrungen (z. B. nur für Kraftstoff, aber nicht für Shopartikel) sind möglich.

Verhandlungsvorteile und Einsparpotenziale

Größere Fuhrparks haben bessere Verhandlungschancen mit Tankkartenanbietern, z. B. hinsichtlich Rabatten, Preisnachlässen, Konditionen für Zusatzleistungen wie Autowäsche oder Zubehör. Wer viel tankt, kann über Mengenrabatte profitieren. Gleichzeitig wird entscheidend, wie groß das Tankstellennetz des Anbieters ist, damit die Karte praktisch nutzbar bleibt, auch bei Auslandsfahrten oder außerhalb dicht besiedelter Gebiete.

Tankkarten Missbrauch vermeiden: Richtlinien und Kontrolle

Trotz der vielen Vorteile treten bei der Einführung und späteren Anwendung von Tankkarten immer wieder Probleme auf. Diese gilt es frühzeitig zu erkennen und Regeln aufzustellen. Eine der häufigsten Schwachstellen: Nicht jede Tankkarte wird an jeder Tankstelle akzeptiert. Für regionale Einsätze mag das noch verkraftbar sein, bei überregionalen oder internationalen Flotten kann das zum Problem werden, z. B. wenn Fahrer große Umwege fahren müssen oder keine passende Tankstelle verfügbar ist.

Missbrauchsrisiken und versteckte Kosten

Auch bei guter Ausstattung mit Limits und Kontrollen kann es zu unbemerkten Missbräuchen kommen, wenn z.B. Privatfahrten über die Karte abgerechnet werden oder der Verbrauch plötzlich mit Kilometerständen nicht übereinstimmt. Oft entdeckt man das erst bei umfassenden Auswertungen.

Einige Anbieter verlangen Mindestumsätze oder haben Vertragskonditionen, die für kleinere Unternehmen oder Fuhrparks mit niedrigem Tankvolumen ungünstig sind. Hinzu können Kosten wie Grundgebühren, Bearbeitungsgebühren für Zusatzleistungen oder Gebühren für Nichtbenutzung kommen.

Integration in bestehende Systeme und Prozesse

Tankdaten allein schaffen noch keinen Mehrwert. Anders sieht es aus, wenn sie in eine  Fuhrparkmanagement Software oder in Buchhaltungssysteme einfließen. Fehkt jedoch die Schnittstelle und eine manuelle Übertragung der Daten wird nötig, schleichen sich Fehler ein und der Nutzen verringert sich merklich. Ein weiterer Punkt: Transparenz über Kostenstellen, Fahrzeuge und Fahrer muss eindeutig definiert und in die Reporting-Strukturen eingebunden sein.

Tankkarten System richtig integrieren: Software, Reporting und Praxis

Damit das Management von Tankkarten nicht nur funktioniert, sondern echten Mehrwert liefert, sollten Fuhrparkverantwortliche bestimmte Voraussetzungen schaffen und bewährte Praktiken etablieren.

Analyse und Anforderungsprofil erstellen

Bevor ein Unternehmen Anbieter für Tankkarten evaluiert oder ein System einführt, sollte zunächst eine gründliche Analyse des Fuhrparks und ein detailliertes Anforderungsprofil erstellt werden. Dabei ist es entscheidend zu klären, wie groß der Fuhrpark ist, also wie viele Fahrzeuge zum Einsatz kommen und welche Kilometerleistung jährlich zurückgelegt wird. Ebenso wichtig ist die Frage, wo die Fahrzeuge hauptsächlich eingesetzt werden, ob überwiegend regional, überregional oder auch international.

Auf dieser Basis lässt sich bestimmen, welche Leistungen die Tankkarte abdecken soll: Soll sie ausschließlich Kraftstoff abdecken oder auch Zusatzleistungen wie Zubehör, Shopartikel oder Mautgebühren einschließen? Darüber hinaus muss ein realistisches Budget definiert und der erwartete Verbrauch abgeschätzt werden, damit die Tankkartenverwaltung wirtschaftlich sinnvoll geplant werden kann und die eingesetzten Mittel optimal genutzt werden.

Regeln schriftlich festlegen und kommunizieren

Klare Richtlinien, etwa zur Nutzung, zur Abrechnung privater Fahrten, zu Limits, zu Pflichten beim Tanken (z. B. Beachtung von Kilometerstand, Datum, etc.), sind essenziell. Schulungen oder Informationsrunden für Fahrer helfen, Missverständnisse zu vermeiden.

Technische Einbindung & Reporting

Schnittstellen zur Fuhrparkmanagement Software sichern automatisierte Übertragungen. Reporting muss regelmäßig erfolgen: Verbrauchsanalysen nach Fahrzeug, nach Fahrer, nach Kostenstelle, sowie Vergleiche mit Sollverbräuchen. Grafische Dashboards oder Alerts bei Abweichungen sind hilfreich.

Überwachung & Anpassung

Die Einführung einer Tankkarte ist nicht das Ende, denn Monitoring der tatsächlichen Nutzung, Kosten, Effizienz und regelmässige Überprüfung der Vertragskonditionen sind wichtig. Verträge sollten flexibel genug sein, um bei geänderten Bedingungen (z. B. Ausweitung des Fuhrparks, neue Einsatzgebiete) angepasst werden zu können.

Sicherheit und Compliance sicherstellen

Datenschutz, sichere Handhabung von Karten und PIN, Dokumentation aller Vorgänge, auch im Hinblick auf steuerliche Aspekte oder ggf. Rechtssicherheit, müssen gesichert sein. Auch der Umgang mit Sachbezug beim privaten Anteil und die Einstufung bei der Steuer zählt dazu.

Reporting: Kennzahlen, Tools und Praxisherausforderungen

Ein gutes Reporting bildet das Rückgrat für fundierte Entscheidungen im Tankkarten-Management. Ohne valide und strukturierte Daten verlieren selbst sorgfältig ausgearbeitete Regelwerke, wie etwa eine Car Policy ihre Wirkung. Grundlage eines effektiven Tankkarten-Reportings sind Basisinformationen wie Datum, Uhrzeit und Standort der Tankung, die Menge an Kraftstoff oder Energie bei Elektrofahrzeugen, der Preis, das eingesetzte Fahrzeug, der Fahrer sowie der Kilometerstand.

„Reportings sind ein zentraler Bestandteil für den Fuhrpark, insbesondere für die Steuerung, als Datengrundlage für Verhandlungen sowie für die Entscheidungsfindung und die Kostenkontrolle.“
— Steffen Krautwasser, Head of Global Car Fleet bei SAP, im Interview mit fuhrpark.de

Diese Daten ermöglichen Vergleiche mit Normverbräuchen und helfen, Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen. Zudem sollte das Reporting die Kosten nach Kostenstelle oder Abteilung ausweisen, damit klar wird, wo Ausreißer entstehen. Dazu gehört auch die Identifikation von Abweichungen, wie etwa ungewöhnlich hoher Verbrauch, Tankungen an untypischen Orten oder Verstöße gegen festgelegte Richtlinien, beispielsweise bei privater Nutzung oder Auslandseinsätzen. Umweltmetriken, wie CO₂-Emissionen im Verhältnis zur Fahrzeugart oder der Vergleich von Verbrennern und E‑/Hybridfahrzeugen, runden das Reporting ab und unterstützen nachhaltige Entscheidungen.

Viele Anbieter von Tankkarten stellen eigene Reporting- und Analyse-Tools bereit, wie DKV Analytics oder CARMADA, die nahezu in Echtzeit Zugriff auf Transaktionen und Auswertungen ermöglichen. Reports können statisch, also monatlich oder quartalsweise, erstellt werden, doch besonders wertvoll ist ein dynamisches Reporting mit Echtzeit-Alerts, um unmittelbar auf Auffälligkeiten reagieren zu können. Dashboards mit klar visualisierten Key Performance Indicators, automatische Benachrichtigungen bei Überschreitungen und Schnittstellen zu Buchhaltung und Controlling sorgen dafür, dass Daten nicht isoliert bleiben und direkt in unternehmensweite Entscheidungsprozesse einfließen.

In der Praxis ergeben sich jedoch einige Herausforderungen. Die Qualität und Vollständigkeit der Daten ist entscheidend, denn unvollständige Kilometerstände oder fehlende Zuordnungen zu Kostenstellen erschweren die Auswertung erheblich. Auch der Datenschutz spielt eine große Rolle: Es muss klar geregelt sein, wer Zugang zu den Daten hat, wie sie gespeichert werden und wer für deren Sicherheit verantwortlich ist.

Zudem kann Reporting bei Fahrern als Kontrollmaßnahme wahrgenommen werden, weshalb Transparenz, Schulung und klare Kommunikation unverzichtbar sind. Schließlich besteht die Gefahr einer Überfrachtung mit Informationen: Zu viele Kennzahlen und Reports, die wenig genutzt werden, erzeugen Aufwand ohne Mehrwert. Es ist daher empfehlenswert, zunächst genau zu definieren, welche Kennzahlen wirklich benötigt werden, bevor das Reporting umgesetzt wird.

Praxisbeispiel: Tankkarten im Einsatz bei einem mittelständischen Unternehmen

Nehmen wir ein mittelständisches Logistikunternehmen mit etwa 120 Fahrzeugen als Beispiel, das bislang Tankquittungen manuell gesammelt hat, in dem Fahrten häufig privat getätigt wurden und das Reporting fragmentiert war: unterschiedliche Abteilungen führten ihre Auswertungen separat.

In dem mittelständischen Logistikunternehmen wurden mehrere Maßnahmen umgesetzt, um die Tankkartenverwaltung effizienter und transparenter zu gestalten. Zunächst wurde eine Car Policy eingeführt, in der klar geregelt ist, wer die Tankkarte wofür nutzen darf. Dabei ist festgelegt, dass die Karten grundsätzlich nur für dienstliche Fahrten eingesetzt werden dürfen, eine private Nutzung nur über einen schriftlichen Antrag möglich ist und bei Missbrauch Sperrungen erfolgen. Zusätzlich erhielten alle Fahrer personalisierte Tankkarten mit wöchentlichen oder betragsmäßigen Limits sowie einer individuellen PIN.

Die Karten wurden in die bestehende Fuhrparkmanagementsoftware integriert, einschließlich Schnittstellen zur Buchhaltung und zum Controlling, sodass alle Tankvorgänge digital erfasst werden, einschließlich Datum, Uhrzeit, Fahrzeug, Kilometerstand und zugehöriger Kostenstelle. Ergänzend wurden monatliche Reportings an die Fuhrparkleitung und Geschäftsführung eingeführt, die Auffälligkeiten wie Tankvorgänge außerhalb des üblichen Einsatzgebiets oder Fahrzeuge mit überdurchschnittlichem Verbrauch aufzeigen.

Die Ergebnisse dieser Maßnahmen waren deutlich spürbar. Die private Nutzung der Tankkarten nahm stark ab, die Kraftstoffkosten konnten im ersten Jahr um etwa sieben bis zehn Prozent reduziert werden, unter anderem durch bessere Kontrolle, die Vermeidung unnötiger Umwege und effizientere Konditionen bei häufig frequentierten Tankstellen. Gleichzeitig verringerte sich der Verwaltungsaufwand erheblich, da das stundenlange Verbuchen und Sortieren von Tankbelegen entfiel und stattdessen automatische Rechnungsstellung sowie konsolidierte Auswertungen zur Verfügung standen.

Tankkarten direkt ins Fuhrparkmanagement integrieren

Viele moderne Fuhrparkmanagement Anbieter wie belmoto integrieren Tankkarten direkt in ihre Dienstleistungen. Das bedeutet für Unternehmen einen echten Mehrwert: Fuhrparkleiter können Verbrauch, Kosten und Auslastung zentral überwachen, Abrechnungen automatisieren und Missbrauch frühzeitig erkennen. Die Kombination aus professionellem Fuhrparkmanagement und integrierter Tankkartenverwaltung spart Zeit, reduziert Kosten und sorgt für mehr Transparenz und Kontrolle im gesamten Fahrzeugbetrieb.