Führerscheinkontrollen in Unternehmen – Verantwortung, Ablauf und digitale Lösungen

Vor allem für Betriebe, die ihren Beschäftigten Dienstwagen zur Verfügung stellen oder Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeit Fahrzeuge des Unternehmens führen lassen, gilt: Die Führerscheinkontrolle ist ein wesentlicher Bestandteil der unternehmerischen Verkehrssicherungspflicht. Diese Kontrolle ist sowohl im Rahmen der Unfallverhütungsvorschriften (UVV) als auch aufgrund des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) vorgeschrieben. Wer diese Pflicht vernachlässigt, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern im schlimmsten Fall strafrechtliche Konsequenzen. Doch warum ist die Kontrolle überhaupt notwendig, wie läuft sie konkret ab und welche technischen Möglichkeiten erleichtern heute die Umsetzung?

Warum müssen Unternehmen Führerscheine kontrollieren?

Unternehmen haften in vielen Fällen für die ordnungsgemäße Nutzung ihrer Fahrzeuge. Wird ein Fahrzeug von einem Mitarbeitenden genutzt, der gar keine gültige Fahrerlaubnis besitzt, kann das weitreichende Folgen haben – etwa bei einem Unfall oder im Rahmen von Versicherungsfällen. Das Straßenverkehrsgesetzes (StVG) und das Strafgesetzbuch (StGB) regeln, dass das Fahren ohne Fahrerlaubnis eine Straftat ist. Doch auch derjenige, der es zulässt oder nicht verhindert, dass jemand ohne gültigen Führerschein ein Fahrzeug führt, kann strafrechtlich belangt werden (§ 21 StVG). Aus diesem Grund sind Unternehmen verpflichtet, regelmäßig zu prüfen, ob ihre Fahrer über eine gültige Fahrerlaubnis verfügen. Die Kontrolle dient damit der rechtlichen Absicherung des Unternehmens sowie dem Schutz anderer Verkehrsteilnehmer.

Welche Daten müssen bei einer Führerscheinkontrolle überprüft und protokolliert werden?

Im Rahmen der Führerscheinkontrolle müssen bestimmte Informationen überprüft und dokumentiert werden. Dazu gehört zunächst, ob das Dokument noch gültig ist und ob es sich um eine echte, unmanipulierte Fahrerlaubnis handelt. Zu kontrollieren ist auch, ob die Fahrerlaubnisklasse mit dem Fahrzeug übereinstimmt, das die betreffende Person im Unternehmen führt.

Bei der Protokollierung müssen Name des Mitarbeitenden, Datum und Ergebnis der Prüfung festgehalten werden. Es empfiehlt sich, auch die Art des Führerscheins (z. B. EU-Führerschein, alter deutscher Führerschein, ausländische Fahrerlaubnis) sowie eventuelle Einschränkungen (etwa das Tragen einer Sehhilfe) zu dokumentieren. Wichtig ist dabei stets die Einhaltung der Datenschutzvorgaben: Es dürfen nur jene Daten erhoben werden, die für den konkreten Zweck der Prüfung erforderlich sind.

Wie oft muss eine Kontrolle der Fahrerlaubnis erfolgen und wer ist dafür zuständig?

Die Regelmäßigkeit der Führerscheinkontrolle ist gesetzlich nicht exakt vorgegeben, wird aber in der Praxis durch Urteile und Empfehlungen konkretisiert. Die gängige Rechtsprechung sieht vor, dass eine Überprüfung mindestens zweimal pro Jahr stattfinden sollte. Einige Unternehmen führen die Kontrolle vierteljährlich durch, um auf Nummer sicher zu gehen. Die Pflicht zur Kontrolle beginnt übrigens bereits vor der ersten Nutzung eines Fahrzeugs: Bevor ein Mitarbeiter ein Dienstfahrzeug übernimmt, muss das Unternehmen sicherstellen, dass er im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis ist.

Die Durchführung der Kontrollen ist Teil des Fuhrparkmanagements. In der Regel ist die Fuhrparkleitung oder eine beauftragte Person dafür verantwortlich. Auch Vorgesetzte oder externe Dienstleister können diese Aufgabe übernehmen. Wichtig ist dabei, dass die Zuständigkeit klar geregelt und dokumentiert ist, um im Fall eines Falles die Sorgfaltspflicht nachweisen zu können.

Digitale Lösungen: Elektronische Führerscheinkontrolle, Apps und QR-Codes

Angesichts der zunehmenden Digitalisierung setzen immer mehr Unternehmen auf elektronische Lösungen zur Führerscheinkontrolle. Digitale Systeme ermöglichen es, die Prüfung effizient, rechtssicher und datenschutzkonform durchzuführen. Ein gängiger Ansatz ist die Verwendung spezieller Apps, die durch Einscannen eines QR-Codes auf dem Führerschein oder durch Abgleich mit zuvor hinterlegten Daten die Gültigkeit und Echtheit des Dokuments prüfen.

Diese Apps bieten oft zusätzliche Funktionen wie automatische Erinnerungen, revisionssichere Dokumentation und die Integration in bestehende Flottenmanagement- oder HR-Systeme. Einige Anbieter nutzen NFC-Technologie, um den Führerscheinchip auszulesen, oder setzen auf manipulationssichere Siegel mit RFID-Technik, die auf dem Führerschein angebracht werden.

Durch diese digitalen Prozesse wird nicht nur der administrative Aufwand deutlich reduziert, sondern auch die Rechtssicherheit verbessert. Die Protokollierung erfolgt automatisch, die Daten sind zentral gespeichert und im Fall einer Prüfung durch Behörden schnell abrufbar. Wichtig bleibt jedoch: Auch digitale Systeme müssen rechtskonform eingesetzt werden, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Datenspeicherung.

Datenschutz bei der Führerscheinkontrolle

Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten unterliegt strengen Datenschutzvorgaben. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie nur die zur Führerscheinkontrolle erforderlichen Daten verarbeiten und diese vor unbefugtem Zugriff schützen. Die Rechtsgrundlage für die Datenerhebung ergibt sich in der Regel aus Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO („berechtigtes Interesse“) in Verbindung mit den Pflichten aus dem StVG.

Zugriffsrechte auf die gespeicherten Daten müssen klar geregelt und beschränkt sein. Mitarbeiter sollten über den Zweck und Umfang der Datenerhebung informiert werden, idealerweise über eine transparente Datenschutzerklärung oder eine entsprechende Betriebsvereinbarung. Die Speicherdauer der Daten sollte sich an der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist orientieren, wobei nicht mehr benötigte Daten zeitnah gelöscht werden müssen.

Was passiert, wenn keine Führerscheinkontrolle erfolgt?

Unternehmen, die ihrer Kontrollpflicht nicht nachkommen, setzen sich erheblichen Risiken aus. Wird ein Mitarbeiter ohne gültige Fahrerlaubnis bei einem Unfall erwischt, kann das Unternehmen wegen fahrlässiger oder sogar vorsätzlicher Duldung belangt werden. Im Ernstfall kann dies zu Geldstrafen, Regressforderungen der Versicherung oder sogar zur persönlichen Haftung von Geschäftsführung oder Fuhrparkleitung führen.

Zudem kann es zu empfindlichen Bußgeldern kommen, wenn Behörden eine fehlende oder mangelhafte Führerscheinkontrolle feststellen. Auch der Imageschaden sollte nicht unterschätzt werden – insbesondere, wenn Verstöße öffentlich bekannt werden. Eine strukturierte, regelmäßig durchgeführte und dokumentierte Kontrolle ist daher nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein Zeichen für unternehmerische Sorgfalt.

belmoto: Ihr Partner für Fuhrpark & Mobilitätsmanagement Damit Sie wieder Zeit für Ihre Kunden und Mitarbeitenden haben, kümmern wir uns um Ihren Fuhrpark, als wäre es unser eigener: Sicher. Reibungslos. Zuverlässig. Ob Schadensteuerung, Verwaltung oder Kostenkontrolle: Wir übernehmen alle Aufgaben rund um Ihre Fahrzeugflotte – gewissenhaft, transparent und auf Augenhöhe. So gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück. Zeit für Ihre Mitarbeitenden, für strategische Entscheidungen – und für das, was Ihnen wirklich am Herzen liegt. >> Download belmoto Broschüre: Mehr Zeit für das, was zählt <<