belmoto, gegründet im Jahr 2009, hat sich zum Ziel gesetzt, Unternehmensmobilität zu vereinfachen. Ursprünglich lag der Fokus auf klassischen Dienstwagen und Leasingfahrzeugen, doch im Laufe der Jahre erweiterte das Unternehmen sein Portfolio um Angebote wie Fuhrparkmanagement oder Auto Abo und entwickelte ein umfangreiches Angebot für ganzheitliche Mobilitätslösungen. Mit dem Wachstum des Unternehmens stieg auch die Komplexität der Prozesse. Hier kam aquilliance ins Spiel, ein Unternehmen, das seit 2011 Marketing-, Vertriebs- und Serviceprozesse digitalisiert und automatisiert.
Ziele der Digitalisierung im Mobilitätssektor
Ein Kernziel von belmoto bestand darin, den analogen Rechnungsprozess in ein digitales System zu überführen, um Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Die Digitalisierung und Automatisierung aller Prozesse – von Kundenanfragen über die Auftragsabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung und -verwaltung – sollten einen reibungslosen, papierlosen Ablauf schaffen.
Herausforderungen und Lösungsansätze
Die erfolgreichsten Ansätze waren immer von gezielter Kundennachfrage inspiriert, betont Philip Kneissler im folgenden Interview. Ein Beispiel ist das frühe Engagement im Bereich Auto Abo, das zunächst nur von wenigen Kunden genutzt wurde, heute jedoch als bewusste Alternative zum Leasing betrachtet wird. Die zunehmende Komplexität der Kundenprozesse und die Notwendigkeit interne Abläufe anzupassen, führten zur Entscheidung, die Consulting-Sparte auszubauen und externe Expertise hinzuzuziehen.
Erfolge der Zusammenarbeit belmoto & aquilliance
Die Implementierung der maßgeschneiderten Salesforce-Lösung durch aquilliance führte zu beeindruckenden Ergebnissen:
- 75 % Zeitersparnis bei der Abrechnung von Leistungen gegenüber Kunden.
- 98 % Reduzierung der Fehlerquote in der Rechnungsstellung.
Diese Verbesserungen haben nicht nur die internen Prozesse optimiert, sondern auch das Kundenerlebnis signifikant gesteigert und die Grundlage für weiteres Wachstum geschaffen.
Mitarbeitenden-Integration und Change Management
Ein zentraler Aspekt der Digitalisierung war die Einbindung der Mitarbeitenden. Philip betont, dass Veränderungen nur erfolgreich sind, wenn sie gemeinsam mit dem Team umgesetzt werden. Die Automatisierung von sich wiederholenden administrativen Aufgaben soll Mitarbeitende entlasten und ihnen ermöglichen, sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren zu können. Diese Herangehensweise förderte die Akzeptanz der neuen Prozesse und trug zur erfolgreichen Umsetzung bei.
Im folgenden Interview zwischen Reza Ghalamkarizadeh (Gründer und Geschäftsführer der aquilliance GmbH) und Philip Kneissler (Gründer und Geschäftsführer von belmoto), wurden die Herausforderungen und Erfolge dieser Partnerschaft beleuchtet:
„Digitalisierung ist kein IT-Projekt – sondern Change Management“
Philip: Die Idee bei belmoto war, Mobilität für Menschen in Unternehmen zu vereinfachen. In der Anfangszeit hatte das viel mit dem Thema Auto zu tun – mit Leasingfahrzeugen, also dem klassischen Dienstwagen. Wir haben dann recht früh mit dem Thema Auto Abo angefangen und eine eigene Plattform gebaut. Es ging uns darum, daraus ein ganzheitliches Modell für Mobilität in Unternehmen zu entwickeln. Das kam alles nach und nach. Und ich denke, viele, die uns noch aus der Anfangszeit kennen, merken heute, wie viel sich verändert hat – nicht nur bei den Produkten und den Kundenanforderungen, sondern auch in unserer Arbeitsweise.
Reza: Jetzt seid ihr 15 Jahre am Markt. Das Geschäft hat sich verändert, ihr habt euch verändert. Respekt – ihr habt den Markt ja auch mitgestaltet. Was waren eure größten Herausforderungen in den letzten Jahren?
Philip: Nicht alles, was wir ausprobiert haben, hat funktioniert oder war erfolgreich. Aber viele der Ideen – meist inspiriert durch unsere Kunden – haben sich bewährt. Beim Thema Auto Abo waren wir zum Beispiel echte Early Birds. Damals nutzten es nur wenige Kunden, allenfalls für Vorabfahrzeuge im Leasing oder als Überbrückungsfahrzeuge. Heute sehen wir, dass Kunden, wie e.optimum das Auto Abo bewusst als Alternative zum Leasing nutzen.
Reza: Du hast Prozesse angesprochen. Auch das Thema Standardisierung und Wiederverwertbarkeit spielt eine Rolle. Inwiefern war das auch intern bei euch wichtig?
Philip: Wie bei vielen Unternehmen, haben wir anfangs neue Ideen erst einmal verprobt – vieles sehr händisch, sehr analog. Dann merkst du, dass es funktioniert – aber auch, dass Mitarbeitende sich an bestimmten Aufgaben aufhalten. Ich erinnere mich an einen Raum voller Papier, in dem Rechnungen sortiert wurden. Da war uns klar: Diese Prozesse müssen wir digital aufsetzen, wenn das Produkt wachsen soll. Solche Aufgaben sollten nicht von Mitarbeitenden erledigt werden, deren Fokus eigentlich beim Kunden liegen sollte.
Reza: Ihr habt also erst getestet und in dem Moment, wo es funktionierte, automatisiert – und auch repetitive Aufgaben weggenommen?
Philip: Genau. Im Bereich Auto Abo zum Beispiel: Da entstehen schnell ein paar Tausend Belege. Kunden wollen Sammelabrechnungen oder unterschiedliche Abrechnungsrhythmen. Manuell ist die Fehlerquote da einfach zu hoch. Als Unternehmer musst du erkennen, wann du ins Handeln kommen musst.
Reza: Digitalisierung kann viele Formen haben. Wie kam das bei den Mitarbeitenden an?
Philip: Bei jeder Veränderung ist es wichtig, dass du dein Team einbeziehst – sonst funktioniert es nicht. Wir wollten niemandem etwas wegnehmen – im Gegenteil: Es war Ballast für viele. Monatliche Spitzenbelastungen. Dann fällt jemand aus und das restliche Team ist überfordert. Heute wäre das organisatorisch gar nicht mehr machbar – allein schon wegen der Menge an Kontakten, die wir betreuen.
Reza: Also hast du Digitalisierung von Anfang an als Change-Management-Prozess verstanden – nicht als IT-Projekt?
Philip: Absolut. Ich will Entscheidungen auf Basis von Daten treffen. Wenn gepitcht wird, möchte ich Fakten haben, keine blumigen Geschichten. Salesforce hilft uns da sehr – zum Beispiel in betrieblichen Prozessen oder im Controlling. Heute fragt unser Controlling nicht mehr einzelne Leute nach Zahlen – das passiert strukturiert. Digitalisierung ist für uns eine unternehmerische Aufgabe, keine rein technische.
Reza: Ich nehme dich als Unternehmer wahr, dem das Arbeitsumfeld sehr wichtig ist – hochwertige Ausstattung, gute Technik. Welche Rolle spielt dabei die Software?
Philip: Eine ganz zentrale. Gute Software ist genauso wichtig wie ein ergonomischer Stuhl oder Tisch. Wenn Systeme nicht funktionieren, entsteht Frust – und das ist ein Dauerprozess. Je mehr du wächst, desto mehr Systeme brauchst du, die gut zusammenspielen. Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden hängt direkt mit Kundenzufriedenheit zusammen. Und heute ist das Arbeitsumfeld ein ganz anderes: Viele arbeiten remote, da ist ein funktionierender Prozess noch wichtiger als der ergonomische Bürostuhl.
Reza: Ihr habt ein sehr innovatives Geschäftsmodell. Wie schwer war es, dafür die richtige technische Lösung zu finden?
Philip: Die Hoffnung, dass es eine Standardlösung für uns gibt, war schnell verflogen. Wir hatten von Anfang an ein facettenreiches Portfolio – Auto Abo, Leasing, und wir wussten, da kommt noch mehr. Also war es wichtig, eine individuelle Lösung zu entwickeln. Und entscheidend war dabei, dass unser Partner unser Geschäftsmodell wirklich versteht. Nur so vermeidest du endlose Korrekturschleifen.
Reza: Welche Tipps würdest du anderen Unternehmen geben, die ihre Prozesse digitalisieren und skalierbar machen wollen?
Philip: Unbedingt verschiedene Partner anschauen – aber dann auch bewusst investieren. Ich habe damals sogenannte Angebots-Workshops gemacht – Zeit gekauft, um gemeinsam Herausforderungen zu analysieren und ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln. Wer sich gut vorbereitet, kann gut umsetzen – und bekommt das Ergebnis, das er erwartet hat.
Fazit
Die Partnerschaft zwischen belmoto und aquilliance zeigt eindrucksvoll, wie durch gezielte Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen Effizienz gesteigert, Fehlerquoten minimiert und die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitenden erhöht werden können. Die enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit sowie das gegenseitige Verständnis der Unternehmensziele waren dabei entscheidende Faktoren für den gemeinsamen Erfolg.
